Chatbot para clínicas dentales con n8n y WhatsApp

Atender a pacientes por WhatsApp con respuestas claras, solicitar información clínica mínima, proponer huecos reales en agenda y confirmar la cita con email sin intervención del equipo. El chatbot para clínicas dentales utiliza n8n y Evolution API para escuchar texto, audio e imagen; guardar leads en CRM/BD; sugerir fechas disponibles en Google Calendar; crear y confirmar citas; enviar emails de confirmación; y recordar la cita el mismo día.

Caso de uso y experiencia del paciente

• El paciente escribe “Hola” o envía audio o foto (por ejemplo, de una lesión)
• El bot saluda por su nombre (si está disponible), ofrece información de servicios o agenda
• Si hay síntomas (dolor, sangrado, traumatismo, fiebre), muestra mensajes de prioridad clínica y propone cita urgente
• Solicita consentimiento para guardar imágenes en el historial y hace preguntas estructuradas (desde cuándo, dolor 0–10, zona, sangrado…)
• Propone huecos reales (consulta el calendario), crea la cita y envía email con todos los detalles
• Activa un recordatorio el mismo día por WhatsApp y correo

Arquitectura técnica

• Canal: WhatsApp (Evolution API) → Webhook a n8n
• Orquestación: n8n (workflows: principal + buscar cita + crear cita + confirmación email + recordatorio día D)
• IA:
  • Transcripción de audio (Whisper/ChatGPT)
  • Análisis de imagen (visión) → descripción objetiva para el agente
  • Agente clínico con tools: buscar cita, crear cita, conocimiento, lead upsert, think (intención)
• Datos: BD/CRM (p. ej., Airtable o Postgres) para leads, servicios y trazabilidad
• Agenda: Google Calendar (consulta y creación de evento)
• Email: SMTP o proveedor transaccional (HTML personalizado)

Requisitos previos

• Cuenta e instancia de Evolution API (WhatsApp) con webhook hacia n8n
• n8n operativo (local/VPS/Docker)
• Google Calendar accesible desde n8n (credenciales)
• Proveedor de email (SMTP/SendGrid/Mailersend…) y plantilla HTML
• BD/CRM (Airtable/SQL) con tablas: Leads, Servicios, Interacciones
• Claves de OpenAI (transcripción y visión) u otro proveedor compatible

Flujo completo en n8n (visión general)

1. Webhook (Evolution API) → llega JSON con mensaje, tipo (texto/audio/imagen), chat_id, nombre, teléfono, timestamps
2. Normalización → datos mínimos unificados
3. Buffer (push/get) → agrupa mensajes consecutivos (5 s) y evita respuestas cruzadas
4. Split & switch → deriva a texto, audio (→ transcripción) o imagen (→ descripción)
5. Merge & ordenar → asegura que el agente reciba todo en el orden real
6. Agente clínico → decide: informar, pedir datos, buscar cita, crear cita, actualizar lead
7. Confirmación → email HTML + registro en BD/CRM
8. Recordatorio día D → WhatsApp + email

Paso a paso de la implementación

1) Entrada por Webhook (Evolution API)

Recibe JSON con: serverUrl, instancia, apiKey, chatId, messageId, type, content, timestamp, name/phone.

• Parsea y guarda solo lo necesario para el flujo
• Enmascara datos sensibles en logs (teléfono, API key)

2) Buffer de mensajes

• Push en BD: colección chatId/buffer con {messageId, type, content, timestamp}
• Get y comparación: si llega un segundo mensaje a <5 s, el bot espera y agrupa
• Regla: si messageId nuevo ≠ messageId esperado → wait 5 s y reintentar; si >5 s desde el último → continuar
• Borrado del buffer al responder, para no concatenar mensajes antiguos con nuevos

3) Ramas por tipo de contenido

• Texto: extrae content y timestamp
• Audio: descarga archivo, convierte (base64 → data), transcribe con Whisper/ChatGPT → content
• Imagen: descarga, convierte (base64 → data), describe con visión → texto objetivo (sujetos, zona, estado)

4) Unificación y orden

• Merge (máx. 3 inputs: texto, audio→texto, imagen→descripción)
• Ordenación por timestamp para contexto coherente (“Hola” → “¿qué tal?” → “tengo dolor…“)

5) Agente clínico con herramientas

• Rol: atención al paciente en clínica dental (objetivo: informar + agendar)
• Tools:
  • Conocimiento (tabla Servicios)
  • Think (intención, validación de datos)
  • Buscar cita (workflow aparte)
  • Crear cita (workflow aparte)
  • Crear/actualizar lead (BD/CRM)
• Reglas clínicas: priorizar dolor intenso, sangrado persistente, traumatismo, fiebre → proponer cita urgente
• Consentimiento: pedir permiso explícito para guardar imágenes en historial
• Datos mínimos para cita: nombre y apellidos, teléfono/email, motivo breve, fecha/hora preferida

Agenda: buscar huecos y crear la cita

Buscar cita (workflow)

• Entrada: fecha, hora
• Consulta: comprueba evento en [fecha, fecha+1h]
• Si libre → status=available
• Si ocupado → obtiene todas las horas ocupadas del día (8–20h) y pide a la IA sugerir 3 huecos libres dentro del horario y posteriores a la hora solicitada
• Respuesta al agente: “disponible” o “propuestas”

Crear cita (workflow)

• Entrada: fecha, hora, nombre, email, motivo
• Evento Calendar: inicio hora, fin hora+1h, título Paciente: nombre, descripción motivo, invitados (email paciente / recepción), ubicación clínica
• Salida: detalles de la cita (fecha legible, enlace a Calendar)
• Upsert lead: registra/actualiza paciente en BD/CRM

Confirmación por email y recordatorios

Confirmación (workflow independiente)

• Trigger: cada minuto revisa eventos creados recientemente
• Acción: email HTML al paciente con: paciente, fecha y hora legibles, ubicación/mapa, motivo, instrucciones (DNI, llegar 10’ antes, alergias…)
• Formateo: normaliza fecha “lunes, 9 de septiembre de 2025, 11:00”

Recordatorio día D (workflow independiente)

• Trigger: a primera hora del mismo día, lee eventos del día
• Acciones:
  • WhatsApp: “Hola, [Nombre]. Te recordamos tu cita hoy a las [hora]. Responde CONFIRMAR o CAMBIAR.”
  • Email: mensaje breve con botón/enlace a la cita

Buffer de mensajes y orden cronológico

• Problema común: bots que responden a “Hola” y después a “¿qué tal?” por separado
• Solución: persistir mensajes 5 s, agrupar y ordenar; si llega un segundo mensaje fuera de ventana, abrir nueva interacción
• Beneficio: agente recibe contexto completo y responde una sola vez de forma coherente

Procesamiento de audio, texto e imagen

• Audio → transcripción robusta (mejor audios cortos y claros)
• Imagen → visión describe de forma objetiva (zona afectada, signos visibles) para que el agente no fabule
• Texto → normalización y enriquecimiento con hora para ordenar

Cumplimiento y buenas prácticas clínicas

• Consentimiento informado para almacenar imágenes y datos en historial/CRM
• Privacidad: minimizar datos, cifrar en tránsito, no loguear teléfonos ni API keys en claro
• Mensajes de seguridad: ante dolor intenso, sangrado que no cede, traumatismo o fiebre → cita prioritaria
• Tono: empático y claro; evitar diagnósticos definitivos sin exploración
• Trazabilidad: guardar interacciones con marca temporal y responsable (agente/automatismo)

Costes, rendimiento y escalado

• n8n: puede correr en VPS económico
• Evolution API: coste según proveedor/instancia
• OpenAI: pago por uso (audios/imágenes/LLM)
• Email: coste marginal por envío
• Escalado: separar staging y producción; colas por chat_id; límites y backoff en llamadas a Calendar/LLM

Errores típicos y cómo resolverlos

• Respuestas desordenadas: falta de buffer o de ordenación por timestamp → implementarlo sí o sí
• Cita no creada: credenciales de Calendar o formato de fecha incorrecto → normalizar datetime y revisar zona horaria
• Email en SPAM: autentica dominio (SPF/DKIM/DMARC) y usa plantillas limpias
• IA “parlanchina” fuera de protocolo: endurece el rol, tools y ejemplos; limita el dominio de respuestas
• Imagen sin consentimiento: el bot debe preguntar antes de guardar en historial

Preguntas frecuentes

¿Puedo usarlo sin imagen o sin audio?
Sí. Las ramas son modulares: texto, audio→texto e imagen→descripción.

¿Se adapta a otras clínicas (fisioterapia, estética, óptica)?
Totalmente. Cambia Conocimiento, copy clínico y motivos de cita.

¿Puedo proponer varios profesionales/sillones?
Sí. Usa calendarios por profesional o etiquetas por recurso.

¿Qué pasa si dos pacientes piden la misma hora a la vez?
El buscar cita valida disponibilidad en tiempo real y el crear cita es atómico; si falla, ofrece alternativas.

¿Cómo cancelo o muevo citas?
Añade tool de buscar evento por paciente y update/delete en Calendar + aviso.

Conclusión y siguientes pasos

Se presenta un chatbot clínico completo que capta leads, analiza audio/imagen, prioriza según síntomas, propone y crea citas reales, envía email de confirmación y recordatorios. La clave está en la lógica determinista (workflows separados para buscar/crear), el buffer que ordena la conversación y los prompts con herramientas bien acotadas.

Siguiente paso: desplegar en tu entorno, conectar servicios, calendarios y plantillas de email, y publicar el número de WhatsApp de la clínica.

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